Prozessoptimierung

Im Bereich des Rechnungswesens besteht oft ein hohes Optimierungspotential, da dies bisweilen zu wenig berücksichtigt wurde. Der Fokus bei der Optimierung liegt mehr in den geschäftsnahen Bereichen (Vertrieb, Marketing etc.).
Dazu kommt, dass das heutige Wirtschaftsleben einem „Wildwasser-Fluss“ gleicht, der die Beachtung von Komplexität und Dynamik in der Umsetzung erfordert. Das Unternehmen ist im Ganzen zu betrachten, da die Arbeit Hand in Hand aus einem übergeordneten Fokus organisiert werden muss, damit Synergien passend zu den Befähigungen der Mitarbeiter geschaffen werden.

Ganzheitliche Prozessoptimierung bedeutet, die Mitarbeiter, die Prozesse, die Systeme und die Strukturen anzuschauen und in Einklang zu bringen.


Prozesse:

Definition:
„Ein Prozess ist eine durch ein Ereignis ausgelöste Folge von Aktivitäten und/oder Zuständen, die zu einem Endzustand führt. Aktivitäten können beliebiger Art sein: menschlich, biologisch, chemisch, informationstechnologisch, politisch...„


Verfahren:

1. Schritt: Bestandsaufnahme der bestehenden Prozesse / des Zustandes.

Fragen:
• Was tun wir?
• Warum machen wir diese Dinge?
• Warum machen wir diese Dinge auf diese Art und Weise?

2. Schritt: Die Vision: Gemeinsame Definition des Zieles (des Endzustands), das während der Arbeit nie aus den Augen verloren werden sollte. Dies erzeugt Leidenschaft bei der Fokussierung und Umsetzung und liefert gleichzeitig Sinn und Zweck.
3. Schritt: Strategischer Plan: In Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern werden Ideen gesammelt und in einen strategischen Plan umgesetzt. Hier liegt der Fokus auf Integrität und Beitrag. Die Rollen basieren auf Kunde und Zulieferer und jeder erfüllt beide Rollen zugleich. Die unterschiedlichen Interessengruppen müssen verstanden werden. Daraus kann Win-Win-Denken entstehen und Synergien geschaffen werden.
4. Schritt: Umsetzung: „Dafür sorgen, dass es passiert“. Den richtigen Leuten die richtigen Aufgaben übertragen und ihnen die richtige Unterstützung zuteil werden lassen (den Weg frei geben und ihnen die gewünschte Hilfe gewähren).

Mitarbeiter:

Um befähigte Mitarbeiter zu haben, muss man den Rahmen schaffen, in dem sie ihr volles Potenzial entfalten können. Dazu gehört gemeinsam übergeordnete Ziele zu definieren, mit denen sich die Mitarbeiter identifizieren können. Nur wenn die betroffenen Mitarbeiter mit Freude mitmachen, kann bestmögliche Optimierung geschaffen werden. Die ganze Person besteht aus Herz, Geist, Körper und Verstand. Die Mitarbeiter haben das Wissen und das Know-How. Hier liegt das größte und wichtigste Potenzial eines Unternehmens.